Sanofi a mis en place une nouvelle solution informatique de gestion des contrats afin d’homogénéiser les procédures et le suivi de ses contrats.
Sandrine Fleischman – responsable globale du Contracting Center of Excellence, Céline Arquizan – responsable Stratégie et Développement pour ce Centre d’Excellence, et Maarten de Bruijn – directeur général EMEA pour Icertis, nous présentent les faits marquants de ce projet et les atouts de cette nouvelle solution.
Pouvez-vous nous présenter en quelques mots la genèse de ce projet ?
Sandrine Fleischman : Le processus de gestion des contrats devait être amélioré, réingénié et partagé au niveau mondial. Nous visions plusieurs objectifs à travers ce projet. Le premier était de réduire le nombre de bases documentaires. Les contrats étaient disséminés sur des bases locales inaccessibles à distance. Certaines solutions achats dataient et nous souhaitions les remplacer par une application plus moderne. La mise en place d’une solution commune était aussi l’occasion d’harmoniser et d’homogénéiser les pratiques et de reconsidérer l’organisation et les responsabilités autour de la gestion des contrats.
Quel était le périmètre initial du projet ?
Sandrine Fleischman : Le projet englobe dès le début plus de 60 bases de données locales et une soixantaine de personnes. La volumétrie dans l’outil est aujourd’hui d’environ 90 000 contrats actifs rédigés dans 8 langues différentes et répartis sur 38 pays. Nous avons commencé pour valider le modèle par les Etats-Unis et la France sur les contrats d’achat, puis nous avons ensuite déployé la solution aux autres pays.
La solution retenue est la plateforme Icertis, pouvez-vous nous la décrire succinctement ?
Maarten de Bruijn, Icertis : La plateforme Icertis permet de gérer tous types de contrats, tout au long de leur cycle de vie et cela pour l’ensemble de l’entreprise. C’est une solution proposée en mode SaaS (Cloud) ce qui simplifie le déploiement, réduit la complexité de la mise en œuvre et qui facilite les projets internationaux en permettant de se consacrer aux besoins fonctionnels plutôt qu’aux contraintes techniques. La plateforme Icertis propose une architecture Cloud moderne et évolutive, facilement personnalisable et permettant de gérer tous types de contrats dans de grands volumes.
Quelles ont été les grandes phases du projet ?
Céline Arquizan : Après avoir lancé un appel d’offre pour sélectionner la solution ainsi que les compétences pour nous accompagner dans ce projet, nous avons réalisé plusieurs ateliers de définition des besoins avec l’ensemble des parties prenantes du projets : la DSI, les directions achats, financières et juridiques. Deux collaborateurs Sanofi, un profil métier et un profil IT, ont été affectés au pilotage et au suivi du projet. Le déploiement mondial a été réalisé en plusieurs phases, 4 en tout, chaque phase s’enrichissant du déploiement précédent. Nous adaptons ou nous améliorons par exemple les systèmes de notifications et d’alerte à l’approche des échéances, des fonctionnalités très appréciées par les utilisateurs.
Quels ont été les principaux bénéfices obtenus ?
Sandrine Fleischman : Le bénéfice immédiat apporté par une base unique centralisée contenant l’ensemble des engagements du groupe est forcément la facilité des recherches, la simplification des audits, et une transversalité accrue par la visibilité sur l’ensemble des contrats. La solution offre suffisamment de fonctionnalités pour couvrir l’ensemble du processus, de la création du contrat à son archivage en passant par sa validation. La solution dispose par ailleurs d’un module de signature électronique intégré. L’expérience utilisateur est bonne et permet d’impliquer dans le processus d’approbation le service juridique mais aussi d’autres services comme la finance. Grâce à cette plateforme centralisée nous disposons de nombreux indicateurs de pilotage et nous avons pu constater la réduction significative de notre temps de cycle (temps moyen pour élaborer un contrat). En plus de ces gains de productivité, nous avons obtenu des gains qualitatifs, en rationalisant le nombre de contrats et en supprimant d’éventuels doublons.
Quels conseils préconiseriez-vous pour mener à bien ce type de projet ?
Sandrine Fleischman : Il est important de mener de front les trois dimensions de ce type de projet : l’outil, le process et l’organisation. La solution technique doit être ergonomique et proposer une expérience utilisateur agréable. Le process doit être harmonisé, optimisé et validé par les différentes parties-prenantes avant d’être implémenté dans l’outil. Enfin, dans un contexte international, l’organisation doit être aménagée pour faciliter les échanges et la coordination entre les différentes équipes et fonctions impliquées dans le processus contractuel. Une fois la solution en place, un travail d’amélioration continue reste à mener avec pour ambition de rationaliser le nombre de contrats, d’améliorer le pilotage à l’aide du reporting, de faciliter l’intégration des nouvelles sociétés et la vente d’actifs. Maintenant que nous disposons d’une base de contrats homogène, nous souhaitons exploiter les fonctions d’Intelligence Artificielle de la plateforme pour nous aider à améliorer nos indicateurs de performance.
