Retard ou opportunité ?
Diverses études menées depuis le début de l’année, ont mis en évidence le retard pris par les entreprises françaises en matière de dématérialisation des factures. Cela se vérifie surtout auprès des PME dont les enjeux à court terme monopolisent le temps, les ressources et les moyens financiers de leurs dirigeants, stigmatisant par ailleurs les DSI et les DAF qui, d’après ces études, ne communiqueraient pas assez entre eux.
Sachant qu’à horizon 2026 ces mêmes PME n’auront d’autre choix que de consacrer une partie de leurs ressources à cette obligation légale, l’idéal serait qu’elles en profitent pour repenser l’ensemble de la chaîne de gestion et de valeur de leurs documents, au-delà du département financier, premier concerné par les réformes.
L’enjeu pour ces PME serait de dépasser le stade du ”scan” de document papier entrant pour gagner de la place et limiter leur empreinte carbone. De profiter des systèmes de GED (gestion électronique de documents), d’ECM (gestion de contenus d’entreprise) et de SAE (archivage électronique) qui ont atteint leur maturité sur le marché, tous secteurs confondus, pour intégrer le document à un cadre structuré générant des améliorations spécifiques à chaque métier mais aussi à un niveau transverse.
Des systèmes au service de la performance métier
La technologie, on ne le rappelle peut-être plus assez souvent, n’existe pas pour elle-même. Le dirigeant qui investit dans des outils censés améliorer les pratiques de chaque métier de l’entreprise cherchera avant tout à rentabiliser son investissement.
La mesure de la valeur de cet investissement ne se limitera pas – bien que le dirigeant y soit probablement sensible - au confort de travail de ses équipes. Il voudra vérifier au quotidien que ces dernières améliorent leur performance opérationnelle au service de la croissance globale de son entreprise.
A première vue, les systèmes modernes de gestion, de traitement et d’archivage des contenus pourraient ne pas faire partie des solutions à valeur critique plébiscitées par le DSI des petites et moyennes entreprises. Ce dernier, fortement sollicité pour des demandes métiers plus “immédiates”, dispose en effet de peu de temps et de moyens à consacrer à la mise en place de ce type de projet.
Or, à y regarder de plus près, les nombreux contenus produits en interne ou récupérés de sources externes à l’entreprise (factures, bons de commandes, devis, preuves de paiement, suivis d’expédition...) constituent une source d’informations fiable, sur lesquelles il est pourtant possible de capitaliser.
Le DSI bien informé de ces enjeux et bien accompagné dans sa réflexion arrivera rapidement à la conclusion que, au final, un système de capture de ces documents, d’interprétation, de stockage et de partage des documents d’entreprise améliorera la valeur globale du SI dont il a la charge et la responsabilité.
La dynamique des documents
La dématérialisation des factures ne constitue finalement que la pointe d’une montagne bien plus imposante de documents traités et générés par les différents départements de l’entreprise. Et vous l’aurez compris, ce traitement ne peut aujourd’hui plus se limiter à de l’administration au sens strict du terme ; ni d’ailleurs au service financier sur lequel l’attention se focalise de manière assez réductrice.
Les services RH (aux prises avec des données personnelles de collaborateurs, à leur contrat de travail, la gestion de leurs congés, de leurs notes de frais...), les services juridiques, ceux dédiés à la relation client, à la supply chain ou encore les ateliers de fabrication..., tous produisent en masse de l’information qui, malheureusement, est encore bien trop souvent statique et sous exploitée.
Digitalisé au sein de systèmes intelligents, connectés et collaboratifs, intégrant par ailleurs d’autres innovations, simples mais efficaces (l’automatisation d’un workflow de validation ou une signature électronique de document par exemple), le document s’inscrit dans un parcours logique d’intégration, de traitement, d’usage métier et de stockage des informations qu’il contient.
Mais, cerise sur le gâteau, son usage ne s’arrête pas là. Il est partagé, historisé, archivé puis éventuellement rappelé pour de nouveaux usages. Sa valeur ne diminue pas avec le temps, au contraire, elle augmente grâce à son accessibilité constante.
