Parmi les fonctions essentielles du PPM, on retrouve :

• La liste et la priorisation des projets actifs, suivi par le PMO, Project Manager Officer ;
• Le reporting sur l’avancement des projets en cours, qui intéresse l’ensemble des parties prenantes du projet ;
• La gestion du périmètre du projet, constitué de l’encours des corrections (bugs) et des demandes d’évolution ;
• La conduite du projet avec son planning, ses ressources et ses jalons ;
• La communication autour du projet, de plus en plus importante pour les équipes travaillant à distance.

Les apports du PPM sont les suivants :

• Centralise, unifie et consolide les informations autour des projets pour faciliter leur suivi ;
• Permet de constituer des portefeuilles de projets, pour faciliter le suivi et l’affectation des responsabilités ;
• Assure une cohérence dans le reporting et le suivi de tous les projets ;
• Permet d’assurer un suivi des consommations et des affectations des ressources.

D’un point de vue opérationnel, le PPM intéresse toutes les entreprises qui multiplient les projets et où la planification et la coordination sont importants. Lorsque les solutions de planification et les classeurs Excel se multiplient, il peut être intéressant pour une entreprise d’investir dans une solution de gestion des portefeuilles de projets. Le PPM permettra :

• De canaliser les demandes de projets et les demandes d’évolutions ;
• D’approuver des documents, d’animer des réunions de Go/NoGo ;
• D’inscrire les projets dans un processus plus normé et plus automatisé ;
• De profiter d’un outil de planification avec ses nombreuses fonctionnalités (Pertt, Gantt,..) ;
• De saisir des temps sur projet ;
• De saisir et de faire valider les notes de frais ;
• De gérer des ressources affectées à des projets ;
• D’adopter le vocabulaire et les pratiques de la conduite de projet agile ;
• D’affecter un responsable à un projet ou à un groupe de projet ;
• De surveiller l’avancement des projets et les coûts d’un portefeuille de projets.